(Vinhlong.gov.vn) – Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành chỉ thị về tăng cường chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

Mục đích ban hành chỉ thị này nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tính hệ thống, thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính của tỉnh trong thời gian tới, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành chỉ thị về tăng cường chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

Theo đó, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

a) Tiếp tục thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; tuyên truyền sâu rộng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, viên chức trong toàn tỉnh về Luật Lưu trữ. Triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ, công chức, viên chức nhận thức, hiểu, chấp hành nghiêm và thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện nghiêm các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ; quản lý công tác văn thư, tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản phải kiểm tra chặt chẽ đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền, thời gian, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; văn thư không phát hành văn bản sai về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và sai thẩm quyền.

Khi soạn thảo văn bản hành chính phải áp dụng đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thống nhất sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, bộ gõ chữ Việt Unicode, Phông chữ Times New Roman trong soạn thảo văn bản.

Thực hiện nghiêm Quyết định số 09/2010/QĐ-UBND ngày 10/02/2010 của UBND tỉnh. Các cơ quan, tổ chức thuộc thành viên Mạng tin học của UBND tỉnh khi tiếp nhận hoặc phát hành văn bản phải thực hiện ứng dụng trên phần mềm Quản lý văn thư - Hồ sơ công việc gửi kèm tập tin văn bản điện tử chuyển trên mạng theo địa chỉ ghi tại nơi nhận của văn bản. Cơ quan, đơn vị ngoài Mạng tin học của UBND tỉnh gửi văn bản điện tử đến các cơ quan qua hộp thư công của cơ quan đó. 

c) Kiểm tra, thống kê số lượng tài liệu còn tích đống tại các cơ quan, tổ chức và lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý khối tài liệu đó; tổ chức sắp xếp, bảo quản đúng quy định nhằm phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Phải sắp xếp 1 phòng để làm kho, bố trí thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, không để tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất mát.

Thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ;

d) Báo cáo đánh giá việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua; hàng năm xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thông kê nhà nước hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; chế độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chuyên trách và công chức, viên chức làm nhiệm vụ kiêm nhiệm về lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước;

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ của cấp mình và cấp xã theo quy định hiện hành và theo hướng dẫn của cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp trên. Lập dự toán xây kho lưu trữ hiện hành cho phù hợp để có nơi quản lý, bảo quản tập trung tài liệu của cấp huyện. Sau 10 năm mới thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ;

3. Giám đốc Sở Tài chính; Sở Kế hoạch - Đầu tư căn cứ vào quy định của nhà nước bố trí kinh phí từ nguồn chi dự toán của đơn vị, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động thường xuyên về văn thư và lưu trữ. Kinh phí xử lý tài liệu tích đống đang còn ở một số đơn vị, nhất là tài liệu đã quá cũ có nguy cơ mục nát, hư hỏng. Mua sắm các thiết bị cần thiết để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ và xây kho lưu trữ hiện hành của cấp huyện, thành phố.

4. Giám đốc Sở Nội vụ phân bổ biên chế và kiểm tra việc thực hiện, đảm bảo về số lượng và chất lượng công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện đúng tiêu chuẩn, nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện tốt công tác nầy. Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư – lưu trữ;

Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh. Chỉnh lý, bảo quản, phục vụ khai thác kịp thời có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Thu thập, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu của cấp tỉnh và cấp huyện vào lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định. Xây dựng kế hoạch, từng bước thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang được quản lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân triển khai tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị nầy. Quá trình thực hiện nếu có vướng mắc báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời chỉ đạo.

                                                Quang Trung (Nguồn CT số: 06/CT-UBND)